Wdrożenie SAP
Metodyka SAP Activate
Wdrożenie systemu SAP to znacznie więcej niż projekt informatyczny. To przedsięwzięcie biznesowe, które może wpływać na procesy, sposób pracy użytkowników, zakres odpowiedzialności, strukturę organizacyjną oraz przepływ informacji w całej firmie. Dlatego skuteczne wdrożenie wymaga nie tylko odpowiedniej technologii, ale również jasno określonych celów, sprawnego zarządzania projektem oraz ścisłej współpracy pomiędzy biznesem, zespołem IT i konsultantami.
W akquinet consulting realizujemy projekty wdrożeniowe SAP w oparciu o sprawdzone standardy zarządzania projektami oraz metodykę SAP Activate. Pozwala nam to prowadzić wdrożenie w uporządkowany sposób – od określenia potrzeb i zakresu rozwiązania, poprzez konfigurację i testy, aż po start produkcyjny i dalszy rozwój systemu.
SAP Activate – sprawdzone podejście do wdrożeń SAP
SAP Activate to metodyka opracowana przez SAP, która prowadzi zespół przez kolejne etapy wdrożenia i rozwoju rozwiązania. Łączy uporządkowany przebieg projektu z wykorzystaniem SAP Best Practices, podejściem Fit-to-Standard oraz iteracyjną realizacją kolejnych elementów systemu.
Zamiast projektować wszystkie procesy od podstaw, w pierwszej kolejności analizujemy możliwości dostępne w standardzie SAP i sprawdzamy, w jakim stopniu odpowiadają one wymaganiom organizacji. Pozwala to ograniczyć niepotrzebne modyfikacje, uprościć przyszłe utrzymanie systemu oraz skoncentrować prace projektowe na tych obszarach, które rzeczywiście wyróżniają biznes klienta.
Fazy wdrożenia według SAP Activate
Aktualna metodyka SAP Activate obejmuje sześć faz: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy oraz Run. Każda z nich ma określony cel i przygotowuje projekt do kolejnej fazy.
Discover – poznanie potrzeb i kierunku rozwiązania
Pierwszym krokiem jest zrozumienie celów biznesowych organizacji oraz określenie, w jaki sposób rozwiązania SAP mogą wspierać ich realizację.
Na tym etapie analizowane są m.in.:
- kluczowe potrzeby biznesowe,
- oczekiwane korzyści,
- ogólny zakres rozwiązania,
- najważniejsze procesy,
- możliwy model wdrożenia,
- wstępna architektura rozwiązania.
Celem jest określenie kierunku projektu i stworzenie podstaw do dalszego planowania.
Prepare – przygotowanie projektu
Po określeniu kierunku wdrożenia przygotowujemy organizację projektu.
Definiujemy m.in.:
- zakres projektu,
- harmonogram,
- strukturę zespołu,
- role i odpowiedzialności,
- zasady zarządzania projektem,
- sposób komunikacji,
- podejście do testów i migracji danych,
- kluczowe ryzyka i zależności.
Istotnym elementem jest również przygotowanie zespołu klienta do aktywnego udziału w projekcie. Dobrze zorganizowana faza Prepare pozwala stworzyć wspólne zasady działania i ograniczyć ryzyko nieporozumień na dalszych etapach wdrożenia.
Explore – Fit-to-Standard i projekt rozwiązania
W fazie Explore wspólnie z klientem analizujemy docelowe procesy biznesowe. Punktem wyjścia są standardowe procesy oraz najlepsze praktyki dostępne w rozwiązaniu SAP. Podczas warsztatów Fit-to-Standard zespół ocenia, które wymagania mogą zostać zrealizowane w standardzie, a gdzie rzeczywiście potrzebne są dodatkowe rozwiązania lub rozszerzenia.
Na tym etapie:
- prezentujemy standardowe procesy SAP,
- weryfikujemy je wspólnie z użytkownikami biznesowymi,
- identyfikujemy rzeczywiste różnice i wymagania,
- ustalamy priorytety,
- projektujemy rozwiązania dla uzasadnionych odstępstw,
- określamy integracje i rozszerzenia,
- doprecyzowujemy zakres migracji danych,
- przygotowujemy backlog prac dla kolejnych etapów.
Takie podejście pomaga uniknąć przenoszenia do nowego systemu wszystkich historycznych rozwiązań i ograniczeń istniejącego środowiska.
Realize – konfiguracja, rozwój i testowanie rozwiązania
W fazie Realize rozwiązanie jest konfigurowane, rozwijane oraz systematycznie weryfikowane. Prace mogą być realizowane iteracyjnie, dzięki czemu kolejne elementy rozwiązania są prezentowane i testowane na bieżąco.
Zakres tej fazy obejmuje m.in.:
- konfigurację procesów,
- realizację wymaganych rozszerzeń,
- przygotowanie integracji,
- przygotowanie ról i uprawnień,
- migracje testowe danych,
- testy funkcjonalne i integracyjne,
- przygotowanie raportowania,
- weryfikację procesów end-to-end,
- przygotowanie użytkowników.
SAP Activate obejmuje przy tym szereg współpracujących obszarów, m.in. projektowanie i konfigurację rozwiązania, integrację, dane, rozszerzenia, testowanie oraz przygotowanie organizacji do wykorzystania nowego systemu. Regularna weryfikacja rezultatów pozwala odpowiednio wcześnie wykrywać problemy i ograniczać ryzyko pojawienia się istotnych rozbieżności dopiero pod koniec projektu.
Deploy – przygotowanie do startu produkcyjnego
Faza Deploy prowadzi organizację do uruchomienia nowego rozwiązania. To moment, w którym finalizowane są działania techniczne i biznesowe niezbędne do rozpoczęcia pracy produkcyjnej.
Obejmują one m.in.:
- potwierdzenie gotowości rozwiązania,
- finalne testy,
- szkolenia użytkowników,
- przygotowanie środowiska produkcyjnego,
- finalną migrację danych,
- przygotowanie i realizację planu cutover,
- weryfikację gotowości organizacyjnej,
- uruchomienie systemu,
- wsparcie użytkowników po starcie.
Szczegółowy plan przejścia na nowe rozwiązanie pozwala skoordynować działania zespołów technicznych i biznesowych oraz ograniczyć ryzyko zakłócenia kluczowych procesów.
Run – stabilizacja i rozwój rozwiązania
Start produkcyjny nie oznacza końca pracy z systemem SAP. Pierwszym zadaniem po uruchomieniu jest stabilizacja rozwiązania oraz zapewnienie użytkownikom odpowiedniego wsparcia. Następnie system może być rozwijany wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.
Faza Run obejmuje m.in.:
- wsparcie użytkowników,
- stabilizację systemu,
- monitoring rozwiązania,
- optymalizację procesów,
- rozwój funkcjonalności,
- wdrażanie kolejnych usprawnień.
SAP Activate traktuje ten etap również jako podstawę do ciągłego doskonalenia i wykorzystywania kolejnych możliwości rozwiązania.
Fit-to-Standard zamiast projektowania wszystkiego od początku
Jednym z kluczowych elementów współczesnego podejścia do wdrożeń SAP jest zasada Fit-to-Standard. Podczas warsztatów nie rozpoczynamy od pytania: „Jak odtworzyć dotychczasowy system?”, lecz od sprawdzenia, w jaki sposób proces może być realizowany przy wykorzystaniu standardowych możliwości SAP.
Dopiero tam, gdzie istnieje uzasadniona potrzeba biznesowa, projektowane są dodatkowe rozwiązania. Takie podejście pomaga:
ograniczyć liczbę modyfikacji,
zmniejszyć złożoność środowiska,
uprościć utrzymanie systemu,
ułatwić przyszłe aktualizacje,
przyspieszyć realizację projektu,
skoncentrować inwestycje na rozwiązaniach, które rzeczywiście tworzą wartość dla organizacji.
Podejście to jest spójne z promowaną obecnie przez SAP zasadą clean core, która zakłada ograniczanie niepotrzebnych modyfikacji rdzenia systemu.
Wdrożenie SAP to również zarządzanie zmianą
Techniczne uruchomienie systemu nie wystarczy, jeśli organizacja nie jest przygotowana do pracy w nowych procesach. Dlatego podczas wdrożenia dużą wagę przykładamy również do:
- zaangażowania właścicieli procesów,
- udziału użytkowników kluczowych,
- jasnego podziału odpowiedzialności,
- komunikacji zmian,
- transferu wiedzy,
- szkoleń użytkowników,
- przygotowania wsparcia po starcie.
Przedstawiciele biznesu uczestniczą w projekcie od fazy projektowania rozwiązania, poprzez testowanie, aż do potwierdzenia gotowości do uruchomienia produkcyjnego. Dzięki temu wdrożenie nie jest projektem realizowanym wyłącznie przez IT, ale wspólnym przedsięwzięciem całej organizacji.
Kluczowe obszary projektu wdrożeniowego SAP
Wdrożenie SAP to również zarządzanie zmianą
zarządzania projektem,
analizy i projektowania procesów,
konfiguracji rozwiązania SAP,
projektowania integracji,
tworzenia rozszerzeń,
migracji danych,
zarządzania uprawnieniami,
testowania rozwiązania,
przygotowania szkoleń i transferu wiedzy,
przygotowania cutover,
uruchomienia produkcyjnego,
stabilizacji i wsparcia po starcie.
Dlaczego akquinet consulting?
Wdrożenie SAP wymaga połączenia kompetencji biznesowych, funkcjonalnych, technologicznych i projektowych.
W akquinet consulting patrzymy na system nie tylko przez pryzmat jego konfiguracji. Punktem wyjścia są procesy biznesowe oraz cele, które organizacja chce osiągnąć dzięki wdrożeniu. Wspieramy klientów na wszystkich kluczowych etapach projektu – od analizy i przygotowania koncepcji, poprzez konfigurację, integrację, migrację danych i testy, aż po szkolenia użytkowników, start produkcyjny oraz późniejsze utrzymanie i rozwój rozwiązania. Metodyczne podejście do projektu pozwala zwiększyć jego przewidywalność, kontrolować zakres oraz odpowiednio wcześnie identyfikować ryzyka.
