HYPER-FLOW (WCZEŚNIEJ SI-FLOW)
Odkryj hyper-FLOW i...
... zapomnij o problemach z obiegiem faktur w firmie!
- Brak możliwości monitorowania lokalizacji dokumentu
- Przeterminowania płatności, zaginione dokumenty
- Kary finansowe
- Brak informacji na temat zobowiązań finansowych
– to typowe problemy wielu przedsiębiorstw związane z procesowaniem różnego rodzaju dokumentacji w formie papierowej. Rejestracja oraz rozliczenie tych dokumentów bywa bardzo pracochłonne, a przez to także kosztowne. Czas na zamiany!
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy zmniejszają koszty, skracają czas obsługi dokumentów (ograniczają niezbędne czynności manualne i obniżają liczbę pojawiających się błędów) oraz minimalizują ryzyko związane z niezamierzonym wstrzymaniem procesowania dokumentów (co np. dla faktur może mieć bezpośredni wpływ na kwotę odsetek z tytułu opóźnionych płatności).
To jeszcze nie wszystko – wśród innych zalet elektronicznego obiegu dokumentów warto wspomnieć także o pełnym podglądzie historycznych danych i ułatwionym dostępie do zarchiwizowanych dokumentów.
Nasze rozwiązanie
Rozwiązanie hyper-FLOW to produkt na bieżąco wspierany i rozbudowywany o kolejne elementy. Obecnie składa się z obiegów obsługujących: faktury zakupu, zamówienia zakupu oraz delegacje (zarówno w kontekście wnioskowania jak i rozliczania). Jest to narzędzie rozproszone, tzn. może składać się z czterech komponentów. Dwa komponenty są obligatoryjne: moduł Zarządzania obiegiem oraz system Zarządzania zawartością.
Natomiast system Skanowania i OCR oraz moduł Obsługi mobilnej są opcjonalne. Komponenty są integralną częścią innych systemów komputerowych lub same stanowią niezależny system. Komunikacja pomiędzy nimi może odbywać się poprzez sieć lokalną (LAN) lub globalną (WAN).
PROCES OBIEGU FAKTUR
w firmie rozpoczyna się od wpłynięcia wersji papierowej od dostawcy do działu lub osoby odpowiedzialnej.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie rozpoczyna się w kolejnym kroku, czyli podczas rejestracji dokumentu. Dokumenty w postaci papierowej mogą zostać oznaczone kodem kreskowym, zeskanowane, rozpoznane systemem OCR i przekazane do systemu SAP. Dalsza obsługa elektronicznego dokumentu zależna jest od jego przeznaczenia i odbywa się już po stronie systemu SAP.
System KSEF służący do elektronicznej obsługi faktur
Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wprowadzony został system KSEF do elektronicznej obsługi faktur zakupowych oraz sprzedażowych. Do tej pory hyper-Flow zasilany był skanami faktur papierowych, plikami z poczty elektronicznej lub plikami XML z systemu OCR. Naturalnym krokiem rozwoju hyper-Flow stała się integracja z platformą KSEF. Dla klientów którzy zakupili nasze rozwiązanie eGOV-KSEF oraz posiadają rozwiązanie hyper-Flow umożliwiamy integrację automatyczną lub półautomatyczną obu narzędzi.
Komunikacja półautomatyczna polega na ręcznym wskazaniu faktur zakupowych w narzędziu eGOV-KSEF, a następnie wybranie akcji „Utworzenie metryki”.
Wersja automatyczna pobiera faktury cyklicznie z KSEF i dla każdej takiej faktury tworzy metrykę w hyper-Flowa.
W obu przypadkach metryka w hyper-Flow tworzy się na podstawie danych XML pobranych z KSEF. Dokumentem wyświetlanym w hyper-Flow dla takich faktur jest wygenerowany podgląd w pliku PDF lub HTML.
Dla klientów, którzy posiadają narzędzie hyper-Flow, a nie zakupili narzędzia eGOV-KSEF integracja z systemem KSEF oczywiście również jest możliwa za pomocą integracji z narzędziem firmy trzeciej dla KSEF lub szyną danych różnych dostawców.
KONFIGURACJA I ZARZADZANIE
Kluczowym komponentem jest oprogramowanie napisane w języku ABAP oraz zintegrowane z systemem SAP ERP. Moduł ten służy do konfiguracji oraz zarządzania obsługą elektronicznego obiegu dokumentów, a także pozwala na użytkowanie narzędzia z poziomu systemu ERP. Komponent służy przede wszystkim do konfiguracji rodzajów obsługiwanych dokumentów, ustawienia logiki i ścieżek ich obiegu w systemie oraz przypisania użytkowników do obiegu.
Bardzo dużą zaletą rozwiązania jest możliwość dowolnej konfiguracji powyższych ról. Użytkownik przypisany do danej roli jest odpowiedzialny za sprawdzenie oraz ewentualne wypełnienie dodatkowych danych metryki.
Umożliwia on również dostęp z poziomu SAP ERP i pozwala na wszelkiego rodzaju raportowanie działania całego narzędzia. Moduł można podzielić na główne części: Interfejs użytkownika SAP ERP, Panel Administracyjny, Konfigurację Użytkowników oraz Zestaw narzędzi dodatkowych (raporty, wydruki, powiadomienia). Aplikacja obejmuje obsługę faktur zakupowych, które można podzielić na dwa główne rodzaje:
- Faktury księgowane bezpośrednio w module finansowym FI (bez zamówień w systemie SAP)
- Faktury księgowane poprzez moduł gospodarki materiałowej MM (z referencją do zamówień w systemie SAP)
Dodatkowo każdy z tych rodzajów jest podzielony na kilka podrodzajów. Podział dokumentów na rodzaje oraz podrodzaje wpływa na sposób ich przetwarzania.
Użytkownik ma pełny podgląd zeskanowanego dokumentu z możliwością przewijania, przesuwania, skalowania, drukowania i zapisywania na dysku lokalnego komputera.
Poszczególne zakładki metryki zawierają informacje o pozycjach faktury, szczegółowych danych dostawcy, historii obiegu metryki w systemie, informację o załącznikach (do metryki można dołączać dowolne pliki – MS Office Word, MS Office Excel, PDF itd.) oraz komentarzach, czyli tekstowych informacjach wpisywanych przez kolejnych uczestników obiegu dokumentu.
System może być wyposażony w szereg dodatkowych funkcjonalności ułatwiających pracę oraz służących do nadzoru obiegu faktur zakupowych:
- Rozbijanie pozycji metryki na dekrety księgowe za pomocą importu rozbicia z plików MS Office Excela
- Obsługa zastępstw pracowników dla administratora systemu lub bezpośrednio dla danego użytkownika
- Wysyłanie powiadomień poprzez pocztę elektroniczną (e-mail) informujących o liście dokumentów do przetworzenia dla danego uczestnika obiegu dokumentów
- Raportowanie informujące o metrykach znajdujących się w systemie, które są jeszcze w obiegu albo zostały już zaksięgowane
- Raportowanie czasów pracy wybranych pracowników nad poszczególnymi dokumentami
- Możliwość przejścia bezpośrednio z dokumentów księgowych w standardowych transakcjach systemu SAP ERP do metryki oraz skanu dokumentu
- Zarządzanie uczestnikami obiegu dokumentów za pomocą standardowych transakcji systemu SAP, służących do utrzymania struktury organizacyjnej firmy
ROZWIAZANIA LOKALNE CZY CHMURA
Wiele analiz wskazuje, że w dalszym ciągu zdecydowana większość informacji posiadanych przez przedsiębiorstwo jest w nieustrukturyzowanej formie, co przeważnie oznacza przechowywanie jej na najdroższym możliwym nośniku, jakim jest papier. Poza dużymi kosztami administracji i składowania, papier wiąże się z długim czasem przetwarzania (np. tylko jedna osoba naraz), utrudnionym obiegiem przez cały proces biznesowy, ryzykiem utraty dowodu lub też niekontrolowanym kopiowaniem. Dane w formie HTML, e-mail, audio, video, plików tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych są równie nieprzyjazne w utrzymaniu.
W procesie obiegu dokumentów użytkownik musi mieć bezpośredni i szybki dostęp do wglądu we wszystkie załączniki dotyczące procesowanych dokumentów, a także do obrazów samych dokumentów. Dane takie przechowywane są za pomocą plików na osobnym serwerze, a dostęp do nich zarządzany jest przez system Zarządzania zawartością. Przechowywane pliki mogą mieć dowolny format, tj. PDF, TIFF, DOC, XLS, TXT, itd. Podstawową funkcjonalność w opisanym zakresie spełniają m.in. SAP Content Server dla rozwiązań On-Premise oraz SAP Document Management Service (dla rozwiązań chmurowych).
Każdy papierowy dokument zanim trafi do systemu może zostać opatrzony naklejką z kodem kreskowym, wraz z którą zostaje zeskanowany i w formie pliku TIFF lub PDF zostaje zapisany na serwerze. Wszystkie obiekty (skany) składowane na SAP Content Server posiadają swój unikalny identyfikator, który zapisywany jest w elektronicznej fakturze SAP.
SAP FIORI – DLA WSZYSTKICH UCZESTNIKOW
W procesie obiegu dokumentów często uczestniczą pracownicy firmy, którzy niekoniecznie mają dostęp do systemu SAP ERP. W takim przypadku najkorzystniejszym rozwiązaniem jest umożliwienie uczestnictwa w obiegu dokumentów za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych. W tym celu rozwiązanie jest udostępniane uczestnikom procesu za pomocą rozwiązania w środowisku SAP Fiori.
Dla kogo
Nasze rozwiązanie jest dedykowane wszystkim firmom, które korzystają z systemu SAP ERP jako aplikacji wspierającej zarządzanie przedsiębiorstwem.
hyper-FLOW szczególnie zainteresuje zespoły zakupowe oraz księgowo-podatkowe, ale obejmuje w użyciu wielu użytkowników. Do zastosowania w wielu branżach.
Korzyści
- Ujednolicenie obsługi dokumentów w obrębie całej firmy
- Jedno miejsce dla rejestracji faktur zakupowych
- Usprawnienie i przyśpieszenie procesu przetwarzania i akceptacji dokumentów
- Zmniejszenie ryzyka opóźnień płatności
- Bieżąca informacja o wielkości kosztów, eliminacja podwójnych płatności
- Możliwość pomiaru i oceny pracy poszczególnych pracowników uczestniczących w przetwarzaniu dokumentów
- Bieżąca informacja o statusie przetwarzanych dokumentów (wraz z czasami przetwarzania, występującymi opóźnieniami itp.) dla pracowników i kierownictwa firmy
- Kompletna ścieżka przebiegu dokumentów (w szczególności faktur) dla audytu
- Kontrola i możliwość zarządzania obiegiem dokumentów
- Możliwa centralizacja procesów rejestracji i archiwizacji dokumentów
- Zastąpienie danymi wprowadzanymi w systemie SAP ręcznych opisów i zatwierdzeń na dokumentach papierowych
- Szybki, bezpośredni i bezpieczny dostęp do dokumentów w archiwach cyfrowych z poziomu systemu
Przewagi
- Jeden uniwersalny interfejs do wprowadzania i procesowania danych dla różnych rodzajów metryk – użytkownik znający jeden obieg (np. metryk faktur) dużo łatwiej odnajdzie się w przetwarzaniu metryk zamówień zakupu
- Jednolity interfejs do konfiguracji różnych obiegów, co znacząco przekłada się na łatwość nauki administracji narzędziami
- Korzystanie z pojedynczej transakcji zamiast kilku standardowych, szczególnie istotne w kontekście osób nieregularnie pracujących z dokumentami
- Dedykowane zakładki dla poszczególnych ról z udostępnionymi do edycji konkretnymi polami, brak potrzeby przetwarzania nadmiarowych danych – rozwiązanie skrojone na miarę
- Łączenie ze sobą w całość powiązanych procesów bez potrzeby rozbijania ich na osobne obiegi – przykład storna faktury, gdzie wystornowanie dokumentu powoduje otwarcie ponownie istniejącego wcześniej obiegu zamiast inicjowania nowego
- Możliwość szczegółowej konfiguracji rozwiązania, modyfikowania obiegów i uzależnienia ich od wszelkich dostępnych parametrów
- Duża swoboda w rozbudowywaniu i modyfikowaniu poszczególnych elementów. Zbudowane od podstaw rozwiązanie autorskie, które pozwala na dodawanie dużo bardziej kompleksowych funkcjonalności niż można to zrealizować poprzez rozszerzanie standardu przy założeniu podobnego budżetu