Wsparcie migracji danych
Migracja danych do systemu SAP
Migracja danych to jeden z kluczowych elementów każdego wdrożenia, transformacji lub zmiany środowiska SAP. Od jakości przeniesionych informacji zależy nie tylko sprawny start nowego systemu, ale również poprawność procesów biznesowych realizowanych po uruchomieniu produkcyjnym.
W akquinet consulting wspieramy klientów w kompleksowym przygotowaniu i przeprowadzeniu migracji danych do systemów SAP. Proces obejmuje analizę danych źródłowych, ich ekstrakcję, oczyszczenie i transformację, załadowanie do środowiska docelowego oraz szczegółową walidację.
Migracji mogą podlegać zarówno dane podstawowe, takie jak dane klientów, dostawców, materiałów, pracowników, środków trwałych czy plan kont, jak również dane transakcyjne, m.in. salda i bilanse otwarcia, otwarte pozycje, zamówienia, kontrakty, stany magazynowe, dane dotyczące amortyzacji czy wykorzystania limitów urlopowych.
Celem jest nie samo techniczne przeniesienie danych, lecz przygotowanie ich w taki sposób, aby od pierwszego dnia pracy nowy system SAP mógł być wykorzystywany efektywnie w bezpieczny i zgodny z założonymi procesami biznesowymi sposób.
Migracja danych to część projektu, którą warto zaplanować odpowiednio wcześnie
Dane zgromadzone w wykorzystywanych przez lata systemach często różnią się strukturą, formatem i co ważne jakością. Mogą zawierać duplikaty, nieaktualne rekordy, niekompletne informacje albo wartości, które nie odpowiadają modelowi danych przyjętemu w nowym systemie SAP.
Dlatego prace migracyjne powinny rozpocząć się już na wczesnym etapie projektu wdrożeniowego.
Pozwala to odpowiednio wcześnie:
Takie podejście ogranicza ryzyko pojawienia się krytycznych problemów bezpośrednio przed startem produktywnym systemu.
Jak wygląda proces migracji danych do SAP?
Migrację realizujemy jako uporządkowany proces obejmujący analizę, przygotowanie, wielokrotne testy oraz kontrolowany start produkcyjny.
Analiza danych
Pierwszym etapem jest poznanie źródeł danych i określenie ich docelowego miejsca w systemie SAP.
Analiza obejmuje przede wszystkim:
- Identyfikację systemów źródłowych
- Określenie zakresu danych przeznaczonych do migracji
- Analizę struktur i formatów danych
- Mapowanie struktur źródłowych na model danych systemu docelowego
- Identyfikację danych wymaganych w SAP, których nie ma w obecnych systemach
- Określenie reguł transformacji
- Analizę jakości oraz kompletności danych
- Ustalenie właścicieli poszczególnych obszarów danych
Na tym etapie powstają podstawy do opracowania szczegółowego Planu Migracji.
Ekstrakcja danych
Kolejny etap to pozyskanie danych ze wszystkich systemów źródłowych objętych projektem.
Źródłem mogą być zarówno systemy SAP, jak i rozwiązania innych producentów, systemy dedykowane, bazy danych czy inne wykorzystywane w organizacji źródła informacji.
Dane są pozyskiwane w uzgodnionej strukturze i przygotowywane do kolejnych etapów procesu.
Oczyszczenie i transformacja danych
Dane pochodzące z dotychczasowych systemów często nie mogą zostać bezpośrednio załadowane do nowego środowiska SAP. Konieczne jest ich przekształcenie zgodnie z wymaganiami systemu docelowego i przyjętymi regułami biznesowymi.
Transformacja może obejmować m.in.:
- Filtrowanie danych niespełniających określonych kryteriów
- Konwersję formatów i wartości
- Translację danych według zdefiniowanych reguł mapowania
- Łączenie informacji pochodzących z wielu systemów
- Rozdzielanie jednego rekordu źródłowego na kilka rekordów docelowych
- Uzupełnianie brakujących informacji
- Standaryzację wartości
- Eliminowanie lub oznaczanie duplikatów
- Przygotowanie danych wymaganych przez nowy model procesów biznesowych
To również dobry moment na uporządkowanie danych i zwiększenie ich jakości przed uruchomieniem nowego systemu.
Ładowanie danych do SAP
Przygotowane dane są następnie ładowane do docelowego systemu SAP za pomocą narzędzi oraz mechanizmów dopasowanych do konkretnego środowiska.
W przypadku projektów SAP S/4HANA jednym z dostępnych rozwiązań może być SAP S/4HANA Migration Cockpit, pozwalający realizować migrację za pomocą zdefiniowanych obiektów migracyjnych.
Istotne znaczenie ma nie tylko sposób załadowania danych, ale również ich właściwa kolejność. Poszczególne obiekty i procesy mogą być od siebie zależne, dlatego sekwencja migracji jest planowana tak, aby zachować spójność danych oraz relacji pomiędzy nimi.
Walidacja i uzgodnienie danych
Samo poprawne technicznie załadowanie rekordów nie oznacza jeszcze zakończenia migracji.
Po każdej migracji wykonywane są kontrole pozwalające zweryfikować m.in.:
- Kompletność danych
- Zgodność ilościową
- Zgodność wartości
- Poprawność powiązań między obiektami
- Prawidłowość danych z perspektywy procesów biznesowych
Kluczową rolę odgrywają tutaj również użytkownicy biznesowi klienta, którzy potwierdzają poprawność przeniesionych informacji w swoich obszarach odpowiedzialności.
Dla zapewnienia odpowiedniej jakości danych migrowanych do systemu, migracja realizowana jest przez akquinet consulting w dwóch blokach:
Migracje testowe
Przed migracją produkcyjną przeprowadzamy migracje testowe. Ich celem jest stopniowe przygotowanie procesu oraz wyeliminowanie problemów przed startem nowego systemu.
Migracje testowe pozwalają:
- Zweryfikować procedury ekstrakcji danych
- Sprawdzić poprawność mapowania danych źródłowych
- Ocenić jakość danych wejściowych
- Przetestować reguły transformacji
- Wykryć dane brakujące lub niepoprawne
- Zweryfikować mechanizmy ładowania do SAP
- Zoptymalizować wydajność przy dużych wolumenach danych
- Określić czas potrzebny na wykonanie poszczególnych czynności
- Przećwiczyć współpracę zespołów technicznych i biznesowych
- Przygotować szczegółowy harmonogram migracji produkcyjnej
Kolejne iteracje pozwalają zwiększać jakość danych oraz przewidywalność całego procesu.
Migracja produkcyjna
Migracja produkcyjna jest finalnym przeniesieniem uzgodnionych danych do systemu, w którym organizacja rozpocznie codzienną pracę.
Przebiega zgodnie ze wspólnie przygotowanym Planem Migracji, określającym zakres, kolejność czynności, odpowiedzialności, terminy oraz sposób weryfikacji rezultatów.
Nie wszystkie dane muszą być migrowane w tym samym momencie. Część danych podstawowych może zostać załadowana przed uruchomieniem produktywnym. Inne informacje – np. stany magazynowe – są przygotowywane na moment startu, natomiast określone dane finansowe mogą zostać przeniesione po zamknięciu okresu rozliczeniowego w dotychczasowym systemie.
Po migracji szczególnie istotna jest weryfikacja danych przez zespół klienta. Dopiero potwierdzenie poprawności informacji pozwala bezpiecznie wykorzystywać je w procesach realizowanych w nowym środowisku.
Jakość danych ma bezpośredni wpływ na jakość pracy w nowym systemie
Projekt migracyjny jest również okazją do uporządkowania danych, które przez lata były gromadzone w różnych systemach i według różnych reguł.
Wczesna analiza pozwala wykryć m.in.:
Duplikaty
Niekompletne rekordy
Błędne formaty
Nieaktualne dane
Niejednolite nazewnictwo
Brakujące relacje
Rozbieżności pomiędzy różnymi systemami
Dzięki temu do nowego środowiska nie trzeba przenosić wszystkich problemów występujących w rozwiązaniu źródłowym.
Migracja danych do SAP S/4HANA
Migracja danych jest szczególnie istotnym elementem projektów związanych z wdrożeniem lub przejściem z SAP ECC do SAP S/4HANA.
Nowe środowisko może oznaczać zmianę struktur danych, obiektów oraz sposobu realizacji wybranych procesów. Dlatego zakres migracji powinien wynikać nie tylko z zawartości dotychczasowego systemu, ale również z docelowej architektury rozwiązania.
W projektach SAP S/4HANA pomagamy określić:
- Które dane są niezbędne w nowym systemie
- Jakie dane historyczne powinny pozostać dostępne
- Które informacje wymagają transformacji
- Jak przygotować mapowanie pomiędzy środowiskiem źródłowym i docelowym
- Jak zaplanować migracje testowe
- W jaki sposób przeprowadzić migrację podczas cutover
- Jak zweryfikować dane przed rozpoczęciem pracy produkcyjnej
Odpowiednio przygotowana strategia migracji pozwala połączyć wymagania techniczne z potrzebami biznesowymi organizacji.
Migracja danych z wielu systemów źródłowych
W wielu organizacjach informacje potrzebne w SAP nie znajdują się w jednym systemie.
Dane klientów mogą pochodzić z CRM, informacje produktowe z systemów branżowych, dane finansowe z rozwiązania ERP, a część informacji może znajdować się w lokalnych aplikacjach lub bazach danych.
W takich projektach szczególnego znaczenia nabierają:
- Jednoznaczne reguły mapowania
- Identyfikacja systemu będącego źródłem referencyjnym
- Ujednolicenie struktur danych
- Eliminowanie duplikatów
- Zachowanie relacji między rekordami
- Pełna kontrola procesu transformacji
Dzięki odpowiednio zaprojektowanemu procesowi dane pochodzące z wielu źródeł mogą zostać przygotowane do wykorzystania w jednym, spójnym środowisku SAP.
Platforma Migracji Danych (PMD)
W projektach obejmujących duże wolumeny informacji albo wymagających wykonania wielu złożonych transformacji akquinet consulting może wykorzystać własną Platformę Migracji Danych (PMD).
Rozwiązanie wspiera uporządkowanie i automatyzację procesu transformacji danych pomiędzy systemami źródłowymi i docelowymi.
Pozwala realizować operacje migracyjne w sposób powtarzalny oraz zapewnia możliwość rejestrowania przebiegu procesu. Ma to szczególne znaczenie w projektach, w których te same procedury muszą być wielokrotnie wykonywane podczas kolejnych migracji testowych, a następnie wykorzystane podczas migracji produkcyjnej.
Co decyduje o powodzeniu migracji danych?
Udana migracja wymaga współpracy zespołu technicznego, konsultantów SAP oraz ekspertów biznesowych po stronie klienta.
Najważniejsze elementy to:
Dlaczego akquinet consulting?
Migracja danych łączy wiedzę techniczną z bardzo dobrą znajomością procesów biznesowych i systemu SAP. Dlatego prowadzimy ją jako integralną część projektu wdrożeniowego, a nie jako odrębne zadanie polegające wyłącznie na przeniesieniu danych pomiędzy systemami.
Wspieramy klientów na wszystkich etapach procesu – od analizy źródeł i przygotowania strategii migracji, poprzez mapowanie i transformację danych, aż po migracje testowe, finalne ładowanie danych oraz walidację przed startem produkcyjnym.
Dzięki temu organizacja otrzymuje nie tylko dane przeniesione do nowego systemu, lecz przede wszystkim spójne i zweryfikowane dane gotowe do wykorzystania w procesach biznesowych SAP.